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Por que e como criar relatórios customizados?

Vamos combinar que gerenciar um negócio não é uma tarefa fácil, não é mesmo?! Por isso, o uso de relatórios customizados e outras ferramentas são tão importantes, uma vez que permitem tomadas de decisões mais assertivas e seguras.

Sendo assim, a forma como os gestores avaliam as informações e indicadores, tendem a definir os rumos do gerenciamento.

Uma possibilidade interessante seria acompanhar esses dados através da criação de indicadores e gráficos próprios, a partir do uso de business intelligence em Planilhas e Excel como suporte de APIs (Interface de programação de aplicativo), além de diferentes fontes de dados.

Neste texto você confere:

O que são relatórios customizados?
Os benefícios do uso de relatórios customizados
A importância do Business Intelligence neste processo
Como produzir relatórios customizados

O que são relatórios customizados?

A produção de relatórios de desempenho, ou qualquer outro modelo deste tipo de documento tem como objetivo garantir que os stakeholders, ou seja, as pessoas envolvidas no projeto entendam as informações e consigam analisá-las. Porém nem sempre isso acontece.

É comum que existam dificuldades em interpretar essas informações, sobretudo porque os relatórios produzidos tendem a ser extensos e, consequentemente, improdutivos.

Dessa forma, é preciso recorrer a outros modelos de relatório que consigam incluir os KPIs (Key Performance Indicators) necessários, ao mesmo tempo que permita uma visualização clara dos números e resultados.

Pensando nisso, a proposta de customização torna-se interessante para otimizar o processo de análise das informações em diferentes setores.

Os benefícios do uso de relatórios customizados

Quando o gestor conhece bem os projetos do seu setor fica fácil criar esses relatórios adaptados, pensados para avaliar indicadores específicos, alcançando, assim, diversos benefícios para a empresa.

  • Avaliam os indicadores de forma mais assertiva, com o enfoque voltado paraquestões específicas;
  • Permite que as equipes consigam avaliar os resultados financeiros, além do desempenho e efetividade dos processos;
  • Contribui para uma avaliação de gestão de pessoas através de indicadores e metas;
  • Analisa o grau de produtividade das equipes por meio de elementos visuais;
  • Equipara dados de produtividade e financeiro, indicando os níveis de produtividade de cada setor da empresa;
  • Reduz os riscos da empresa, a partir de tomadas de decisão preventivas baseadas em dados customizados;
  • Pode diminuir o tempo de treinamento dos profissionais, uma vez que os dados
    do setor estão mais claros;
  • O foco no desempenho permite maior alinhamento entre os setores da empresa, buscando atingir um único objetivo;
  • Identifica as principais oportunidades para a empresa.

A importância do Businees Intelligence neste processo

O Businesse Intelligence, ou BI, ou Inteligência de Negócios é justamente uma maneira de gerir uma empresa a partir de dados inteligentes, ou seja, vai muito além de uma ferramenta, sendo considerado um conceito.

A aplicação de relatórios customizados está inserida neste conceito, uma vez que essa é uma forma inteligente, estruturada e prática de conduzir as decisões baseadas em dados precisos. Dessa forma, esse é um BI indicado para nortear decisões importantes das empresas.

É importante ressaltar que os departamentos precisam de indicadores de BI específicos, variando ainda, de acordo com o tipo de gestão referenciada.

Além disso, cada setor empresarial necessita entender as especificidades do mercado. No caso da indústria da construção, existe um mercado extremamente competitivo, assim é preciso aprimorar os processos para obtenção, organização e visões estratégicas com a Inteligência de Negócio.

Como produzir relatórios customizados?

Agora que você já entende o que é e quais os benefícios da aplicação de relatórios customizados, é hora de saber como botar isso em prática.

Um passo importante para a criação de relatórios customizados é a contratação de um software ERP, capaz de realizar recursos personalizados, se adequando, assim, às necessidades do seu negócio. Ou seja, escolha um sistema que seja vantajoso para a sua empresa.

No tutorial produzido pelo SIENGE a customização dos relatórios se efetiva a partir de três macro etapas.

1. Coleta ou Extração de Dados

Considerando que os dados são a “matéria-prima” dos painéis de indicadores, a coleta ou extração de dados ocupa o espaço de principal atividade na tarefa de criação de relatórios customizáveis.

Alguns exemplos de dados que são gerados a partir de diferentes fontes são: Dados Sociais, Dados Corporativos e Dados de Dispositivos.

Os dados corporativos, presente em todo tipo de empresa em planilhas ou sistemas de gestão de diferentes departamentos, pode ser customizado através da busca por APIs em um sistema de gestão

O Sienge Plataforma, por exemplo, é um sistema de gestão que disponibiliza inúmeros tipos de APIs, que podem criar muitos relatórios customizáveis, podendo conectá-lo em qualquer outra API encontrada online. Por isso, é importante conferir na plataforma todas as possibilidades disponíveis.

Além disso, para utilizar as APIs você terá que realizar a autenticação para obter os dados de acesso. Também é preciso montar uma base URL e seguir outros passos importantes para que seja possível, assim, estabelecer filtros e conseguir acessar dados da resposta da API.

2. Organizar e estruturar os dados

A partir do momento que você teve acesso e coletou os dados, é preciso estruturar e organizar tudo nas planilhas para iniciar a criação dos relatórios. Isso é importante, inclusive quando você trabalha os dados direto do excel.

Para realizar essa estruturação é necessário criar um projeto no Microsoft Excel e conectá-lo à fonte de dados da API. O indicado é que essa fonte de dados seja um servidor da internet.

Ao visualizar os dados obtidos no centro da planilha, chega hora de preparar os dados coletados, convertendo em tabela.

3. Criar tabelas e gráficos dinâmicos

Chegou hora de utilizar os dados coletados de uma ou até mais fontes, para criar tabelas e gráficos dinâmicos no programa. Os próprios recursos do Excel ajudam a atualizar os dados. São muitas as possibilidades de relatórios e gráficos em que a tabela dinâmica pode ser montada.

O Gráfico dinâmico do Excel permite ainda atualização e sincronização de dados, ou seja, você pode montar a estrutura de dados e ao mesmo tempo a mantém atualizada, sem precisar refazer cada passo.

Após essa ação, basta utilizar o recurso de uma plataforma que possui Business Intelligence para criar os relatórios customizáveis.

Com o Sienge Plataforma você terá muitas possibilidades para produzir gráficos e relatórios utilizando as APIs do software, assim como em outras ferramentas para tratamentos de dados em BI, como o próprio Excel e o Google Data Studio.

Ficou interessado e pretende otimizar processos da sua empresa utilizando relatórios customizados. Então, entre em contato com os nossos consultores clicando aqui. 

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